Bestyrelsesmøde tirsdag den 9. april 2024

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:      1. Underskrifter

2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev godkendt og underskrevet

Ad 2 – Økonomi

Gennemgang af P&L fra 31. marts 2024. Ingen kommentarer.

Vi samler udgifter til bæredygtighed op på en særklit konto.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sponsorgruppen – Sender ugentlig status ud indtil vi er i mål. Vi mangler 150 t.kr. – hvis de 3 aftaler med tilsagn bliver lukket.

Fokus den kommende måned bliver at lukke de sidste aftaler

Vi mangler fortsat svar fra 3 fonde

Sejladser – lukker for booking. Vi mangler svar fra 1 enkelt mulig kunde og en konkret aftale med FTZ. Vi arbejder på at lukke de sidste aftaler i den kommende uge. Det betyder at vi sender ca. 24 både ud + sponsorbådene

Musikgruppen – mangler at udsende få kontrakter.

Når aftaler for de sidste 2 eksterne spillesteder er på plads, lukker vi programmet. Det sker sandsynligvis i løbet af en uges tid.

Produktionen – er i fuld gang med at lukke produktionsaftaler.

Arbejdet med Infovognen skrider frem.

Vi havde nær fået en lade stander etableret midt i Havneteltet. Den bliver nu efter aftale flyttet ud i siden, så begge dele kan være på parkeringspladsen.

Vi forsøger igen i år om vi kan lave en god aftale med Torvehandlerne. Vi kommer til at betale for flytning af Drewsen – det til trods at vi har afkortet teltet.

Affaldsindsamlingsløsning blev præsenteret. Vi er noget spændt på, hvordan vi lykkedes med at sortere – vi giver det et seriøst skud.

Handel Silkeborg har fået mulighed for at afholde banko i Torveteltet onsdag aften. Det er ikke et Riverboat arrangement, men vi står for drikkevaresalget – hvis arrangementet bliver til noget.

Sekretariatet – kan tydelig mærke at vi er i bedre tid i år

Hjemmesiden er opdateret – med nyheds- og programmenupunkt ligesom den er oversat til engelsk og tysk

Vi lægger an til at indrykke annoncer i MJA og JP Århus samt Ekstraposten. Når vi kommer tættere på festivalen, stiller vi også op til interview i Radio Silkeborg

Vagtplanen er åben og der tikker langsomt tilmeldinger ind. Alle pladser er nu involveret i at tildele vagter og det letter presset på sekretariatet. Vi mangler en boss i Jazzhaven – finder vi ikke en, så falder Jazzhaven under Havnen.

Vi mangler pt 2 hold nattevagter – fredag på Torvet og fredag på Skoletorvet – samt et hold teltsittere til Skoletorvet lørdag kl. 08:00 – 13:00

Vi har indsendt ansøgninger mv. på årets pladser og fået mundtlige tilsagn.

Vi forventer at lave aftale med Silkeborg Forsyning om affaldshåndtering i kombination med vores aftale med Marius Pedersen.

Vi har fået en forespørgsel fra Street Food om vi vil være medsponsor på et jazzorkester søndag den 18. august 2024. Det kommer vi til at svare nej tak til. Tidspunktet ligger udenfor vores markedsføringsværdi. Vi henviser dem til Silkeborg Jazzklub, som er den jazzklub i Silkeborg der arrangerer jazz i midtbyen om sommeren. (gentleman agreement jazzklubberne imellem)  

Der er ingen respons fra Silkeborg Kommune vedr. Jazzarrangement udenfor Silkeborg midtby. Da tiden nu er så fremskredet, bliver det ikke på denne side af festivalen

Task Force er i fuld gang med de mange specielle opgaver og kaster sig som det næste over at uddele nabofoldere samt rengøring/klargøring af materiel på lageret. I år skal vi have serviceret VVS udstyret inden vi kører det på festival.

Vi stiller op ude foran Vinspecialisten til Late Night fredag den 3. maj.

Jysk Musikteater/Kedelhuset har afvist vores anmodning at sælge jazztapas mellem koncerterne i Kedelhuset, så vi går i tænkeboks om vi kan komme på andre tiltag.

Vi ses til statusmøde den 23. april – som bliver eneste fællesmøde inden festivalen. Vi booker pladsmøder med de store pladser i løbet af maj

Ad 4 - Prioritering

1. at skaffe de sidste sponsorindtægter
2. At lukke vagtplanen

Ad 5 – Nye tiltag

Ingen

Ad 6 Evt

En snak om foreningens anvendelse af ChatGPT og de rammer der i givet fald skal defineres. Vi anlægger en nysgerrig, forsigtig men kritisk tilgang. GDPR!

Næste bestyrelsesmøde bliver 4. juni 2024 og igen 24. juni 2024.

Vi vurderer behovet for et bestyrelsesmøde ultimo maj

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel