Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. februar 2024

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:      1. Underskrifter og konstituering

2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev godkendt og underskrevet

Ad 2 – Økonomi

Foreningen har lavet en ny 3-årig aftale med Silkeborg Kommune. Budgettet for sekretariatet blev gennemgået sammen med budgetopfølgning ultimo januar 2024. Det bliver endnu et år med stram styring.

Budgettet for 2024 ligger som bilag i Plan 24

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sponsorgruppen – Er det lidt sværere i år eller er vi bare naturlig bekymret/forsigtige i forhold til økonomien. Der er statusmøde den 27. februar. Alle mand er i fuld sving og der bliver ikke rokket ved målet.

Vi har ansøgt og fået en bevilling fra de frie midler

Sejladser – En del både er booket og en del er reserveret. Der bliver ikke mange ledige både at sælge, når vores faste kunder har fået buddet. Vi ”leder” efter en løssalgsbåd mere. Vi har endnu ikke været i kontakt med FTZ

Musikgruppen – har sådan set lukket programmet. Vi afventer sponsorarbejdet før vi lukker alle aftaler.

Gruppen gør klar til at udsende kontrakter og arbejder i mellemtiden med at indsamle oplysninger om orkestrene til brug for program og hjemmeside

Den første Jazzwalk er lavet – flere følger

Produktionen – gennemgik deres budget og lægger an til at lave aftaler i løbet af februar.

Om få uger starter arbejdet med at ombygge vores container til en ny infovogn

Sekretariatet – har færdiggjort plan 24.

Hjemmesiden er under opdatering og det bliver prioriteret at få den rettet til, så 2023 er helt væk. Programmering af ny programdel er sat i gang.

Der er udarbejdet en markedsføringsplan, som danner grundlag for et markedsføringstilskud fra Silkeborg Kommune.

Sikkerhedsplan 2024 er under udarbejdelse og i løbet af en uges tid bliver de sidste detaljer på afspærringsplanerne gjort færdige.

Vi har færdiggjort vores plan for affaldssortering, som er en del af foreningens arbejde for en grønnere profil. Vi prioriterer nye indsatser hårdt, så vores frivillige kan følge med.

Nye krav om elektronisk salgsregistrering strammer vores procedure op, men giver ingen ændringer

Årets t-shirt er klar til tryk – og dermed salg

Task Force er startet op igen og har kaster sig over at omdele Riverboat-brochuren.

Irene laver en forespørgsel til deltagerne i arbejdsgrupperne – om der er interesse for en aften hvor vi kombinerer festivalstatus med ”sortimentssmagning /-valg ” – gin, alkoholfri hvidvin, alkoholfri øl, specialøl …

De strategiske indsatser fra Plan 24 blev kort gennemgået og afstemt (mål, indsats, risiko og prioritet)

Ad 4 - Prioritering

Sponsorarbejdet har fortsat 1. prioritet.

Hjemmesiden bliver ligeledes prioriteret højt

Ad 5 – Nye tiltag

Oplægget fra kulturudvalget om Jazz udenfor midtbyen, er taget op og vi har indsendt et oplæg. Det er blevet taget godt imod så vi arbejder i fællesskab videre. Det er ikke på nuværende tidspunkt givet, om det bliver til noget.

Ad 6 Evt

Intet under eventuelt

Næste bestyrelsesmøde bliver 9. april 2024.

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel