Referat af ordinær generalforsamling i Riverboat Jazz Festival
Tirsdag den 28. november kl. 19:00 på Rampelys i Silkeborg.
$10
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1.
Valg af dirigent
2.
Bestyrelsens beretning
3.
Fremlæggelse og godkendelse af regnskab
4.
Fastlæggelse af kontingent
5.
Behandling af indkomne forslag
6.
Ideer til Riverboat Jazz Festivals gennemførelse og foreningens virke i øvrigt
7.
Valg af bestyrelse
8.
Valg af statsautoriseret/registeret revisor for 1 år
9.
Eventuelt

Ad 1
Som dirigent valgtes Gunhild Black, der konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet og beslutningsdygtig

Ad 2
Steffen Juul Hansen aflagde beretning for bestyrelsen
Nu står vi her mere end et år efter at vi sidst var samlet til generalforsamling i oktober 2022. Og det er en nogen anderledes situation, som vi nu står i – heldigvis. Vi kan sige at vi overtog et fallitbo, og en økonomi der lå i ruiner, og mange af os havde svært ved at tro på, at vi kunne rejse festivalen igen. I dag er vi glade for, at vi i fællesskab tog udfordringerne op, og det kun pga. af den positivitet vi mødte fra generalforsamlingen og fra vores trofaste sponsorer, at vi turde gå i gang med opgaven.
Festivalåret
Da vi var kommet godt i gang og havde fundet ud af hvordan det stod til med foreningen, så var det faktisk værre end vi havde forestillet os, og vi står stadig uforstående overfor hvordan det kunne gå så galt.
I vinterens løb var nogen af os ved at miste troen på, at vi kunne lykkes med udfordringen, men fordi vi i hele processen mærkede at der var et bagland der bakkede op, kom vi igennem.
Det helt centrale var at få en aftale med vores kreditorer, og ligeledes at tro på at i denne ekstraordinære situation at vi kunne finde sponsorer og fonde nok der ville være med. Vi havde sat os målet at nå 1 million, og det mente jeg selv i min bedste optimisme var højt sat. Omkring 1.marts nåede vi 700.000 kr. og det betød at vi turde sætte i gang, dvs. tegne orkesterkontrakter, bestille varer og sætte produktionen i gang. Men pengene kom fortsat ind og inden festivalen blev fløjtet i gang, var der samlet 1.4 million ind fra fonde og sponsorer. Et beløb vi aldrig tidligere var bare i nærheden af. Der skal lyde en meget stor og helhjertet tak til alle, store som små, der har været med
til at yde. Foruden det kontante beløb fik vi tilbud om tjenesteydelser for over 200.000 kr, så vi står her tilbage ydmyge og taknemlige over at så mange troede på projektet og valgte at deltage aktivt.
En anden ikke ubetydelig grund til at vi kunne holde modet oppe, var de mange frivillige der bakkede op. Det var alt, lige fra at klistre og klippe til at flytte lager, og bare ved deres tilstedeværelse og velvilje til at være med, gav os andre troen på at vi kunne lykkes, når vi løftede i flok.
Det skal også nævnes, at alle arbejdede uden at få en krone, og der blev ikke givet penge ud til noget som helst (stort set), kaffe og kage til møderne klarede vi selv, og vigtigst var at vi ikke havde nogen på lønningslisten fra oktober til marts. Først pr 1.marts fik vi ansat Irene til at styre sekretariatet. Og både med og uden løn blev kontoret styret med hård og fast hånd, og med en dedikeret indsats. Tømmerne blev holdt stram, mens arbejdsindsatsen var over det normale og forventelige.
Væsentligste aktiviteter
Vi var spændte på om budskabet om at der var Riverboat i år var kommet tydeligt og langt nok ud, men der var pænt mange gæster og vejret var med os og stemningen var i top.
Der blev stillet telte op på de 3 velkendte pladser i midtbyen (Torvet, Havnen og Skoletorvet), i museumshaven og der blev holdt mindre koncerter i samarbejde med Silkeborg Jazzklub på Rampelys. Vores frivillige og musikere var igen samlet i Riverside - Jyske Bank Teltet i Museum Silkeborgs have. Lokale madboder stillede op på Torvet og Havnen. Vi er ikke helt tilbage på fuld styrke i forhold til antal gæster for 4-5 år siden, men vi oplevede at flere var vendt tilbage - også fra udlandet. Riverside ’Jyske Bank Teltet’ i museets have er en stor succes, og alle der bruger det hygger sig der, mødes og får et måltid mad. Selvom det er en pæn stor udgift, så er det pengene værd.
Riverboat sejladser
Sejladserne har lidt sit eget liv, forstået på den måde at en søsterforening står for alle aktiviteter under Riverboat med entre, dvs. kirkekoncerten og alle sejladserne. Fra i år hedder foreningen Riverboat Jazz Events. Et evt. overskud her skal gå til afholdelse af aktiviteter af almen interesse primært under Riverboat f.eks. øremærket til Jazzland (musik for børn) og musik på gader og torve, som flest muligt har glæde af.
Med 27 sejladser i år var det det største antal Riverboat sejladser nogensinde, og glædelig nok gav det også overskud, hvad det ikke altid har været tilfældet, men det regnskab hører altså som sagt under en anden søsterforening.
Udviklingen i aktiviteter og økonomiske forhold
Årets økonomiske resultat er, hvis vi skal udtrykke det på jysk ’ikke så ringe endda’, men det kommer vi nærmere ind på under punktet regnskab.
Men det skal nævnes at bestyrelsen betragter en del af årets resultat som ekstraordinært.
Ved regnskabsårets begyndelse overtog vi en gæld i foreningen på mere end 400 t.kr. og stod derudover i en situation, hvor der ikke var likviditet til at drive festivalens sekretariat i fjerde kvartal af 2022 - som er regnskabsårets første kvartal. Med et samlet likviditetsbehov på over 500 t.kr. stod foreningen realistisk på kanten af konkurs i november 2022.
På et sponsormøde ultimo november 2022, fik bestyrelsen og foreningen konkret opbakning fra lokale sponsorer og leverandører, og besluttede derfra at fortsætte arbejdet med dels at skaffe likviditet til at betale gælden og dels at opbygge et økonomisk grundlag for at etablere festival i 2023. Det lykkedes over al forventning og bl.a. derfor er årets resultat ekstraordinært stort.
Samtidig med den massive opbakning, har vi på de indre linjer siddet hårdt på pengekassen. Alle aftaler er taget op til overvejelse og alle udgiftsposter er skåret ind til benet - både på sekretariatet og på festivalen.
Der har ikke været plads til de store armbevægelser i musikprogrammet eller opbygning af produktionen, men vi lykkedes med at få et musikprogram, der levede op til tidligere års, ved at reducere antallet af udenlandske orkestre og erstatte dem med gode danske, og således var musikprogrammet stort set af samme omfang som tidligere. Endelig bidrog det til det økonomiske resultat at 5 lokale orkestre havde valgt at spille en koncert uden honorar for at vise solidaritet med Riverboat.
En anden glædelig ting var at vores gæster havde forstået budskabet om, at man ved at gøre sine indkøb i Riverboat barer og udsalgssteder støttede festivalen.
Man kan ikke fortsætte med afholde festival med fri entre, hvis ikke man køber sine drikkevarer i festivalens barer og udskænkningssteder.
Riverboat Jazz Festivals søsterforening - Riveboat Music - kom som nævnt sidste år, i klemme i Regatta Silkeborg konkursen. Kravet om tilbagebetaling af et, i strid med vedtægterne ydet lån, betød at foreningen måtte have hjælp af Riverboat Jazz Festival til at betale et indgået forlig med konkursboet. Foreningen lukkede derefter.
Fremtiden
Foreningens overskud har bidraget til at vi kan genoprette en egenkapitalen. Foreningens gæld er betalt og foreningen er likvid.
Vi forventer inden årets udgang af have en ny 2 årlig aftale med Silkeborg Kommune om driftstilskud til sekretariatet, således at vi har råd til en fuldtidsansat hele året og til husleje (lager og kontor mm), og således at de penge vi får ind ved sponsorater og konsumsalg udelukkede går til at holde festival for.
Vi arbejder dog på at skabe økonomisk råderum til deltidsansættelser i de perioder, hvor der er pres på planlægning og eksekvering.
Arbejdet med at skabe det økonomiske grundlag for Riverboat 2024 er allerede i gang. Vi fastholder vores model - som ’open source’ festival, der byder på klassisk jazzmusik i høj kvalitet – men er bevidste om at den indeholder usikkerheder i forhold til indtægter fra selve festivalen.
Fremtidig organisation
Vi fastholder en organisation med en stor grad af involvering af den frivillige organisation både ved planlægningen og afviklingen af festivalen.
Vi ser fortsat ind i en fremtid med stram økonomistyring, men også med en styrket organisation og et stærkt netværk.
Det har på mange måder været et anderledes år - og et barsk år. Men: Vi kan i dag se, at al gæld er betalt, egenkapitalen er genoprettet, vi har startet en ny opsparing og vi har lidt arbejdskapital at gøre godt med frem mod næste festival.
Nu ser vi fremad mod Riverboat 2024.
Tak.
Til slut vil jeg sende en meget stor tak til alle vores sponsorer, store som små, og til de fonde, der har bakket os op, uden dem var der ikke blevet nogen festival, - det er helt klart.
Også en stor tak til bestyrelsen, som har ydet en stor og helhjertet indsats, og endelige tak til de mange frivillige, der med en arbejdsindsats fra få timer til uger har været med til ikke alene at gøre det muligt at gennemføre Riverboat Jazz Festival i 2023, men også har gjort det til en succes.

Ad 3
Regnskabet viser et overskud for festivalen på 500 t.kr. I forhold til sidste år, er det en forbedring på 1.200 tkr. Årsagen ligger i større sponsorindtægter og en meget stram styring af udgifterne. Lokale orkestre har spillet uden at få honorar og lokale leverandører har leveret varer og tjenesteydelser uden beregning.
Sekretariatet er støttet økonomisk af Silkeborg Kommune. Der har i regnskabsåret kun været dækning for 9 måneders drift, da der ikke var likviditet i foreningen i regnskabsårets første kvartal. Grundet gæld fra festivalen 2022 har der ikke været økonomi til at bemande sekretariatet hele året. Foreningen har gennem løbende aktiviteter udenfor festivalen skaffet den nødvendige likviditet, så sekretariatet ender med at balancere og nu er bemandet hele året med 1 ansat.
I regnskabsåret har der desuden været indtægter på tidligere afskrevne fordringer på ca. 120 t.kr.
Riverboat Jazz Events har i regnskabsåret et overskud på 224 t.kr. som ifølge momsfritagelsesreglerne skal overføres til Riverboat Jazz Festival og anvendes til almennyttige formål. Overskuddet er øremærket til musikprogrammet, der hvor vi har fri entre.
Status på foreningens økonomiske situation er nu at al gæld er betalt, alle tilgodehavende er indbetalt og egenkapitalen er igen positiv. Foreningen er begyndt at spare op på en ny ”regnvejrskonto”, der er reserveret likviditet til at drive sekretariatet i sidste kvartal af 2023 og der er også en lille arbejdskapital frem mod næste festival.

Ad 4
Bestyrelsen foreslår at kontingent for medlemskab af Riverboat Jazz Festival fastholdes på 100 kr. pr person pr. år. Forslaget blev vedtaget

Ad 5
Der var 2 indkomne forslag til vedtægtsændringer.
$2
Foreningens formål er at udbrede virke almennyttigt ved udbredelsen af viden om klassisk jazz i Silkeborg Kommune. Der skal i programmet tages hensyn til både folkelig bredde og kvalitet. Derudover skal foreningen medvirke til at varetage det lokale musiklivs interesser. Der sker ved:
•
Afholdelse af gratis arrangementer i forbindelse med den årlige Riverboat Jazz Festival
•
Afholdelse af arrangementer for medlemmer som foredrag, tema-arrangementer og koncerter
•
Specielle arrangementer for børn og unge, hvor de introduceres til klassisk jazz
Forslaget blev vedtaget.
$5 - fremtidig
Foreningen opkræver et årligt kontingent hos medlemmerne. Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen efter forslag fra bestyrelsen.
Kontingentet opkræves helårligt ved regnskabsårets begyndelse inden udgangen af oktober. Kontingentperioden følger regnskabsåret og løber i 12 måneder fra indmeldelsesdatoen. Udmeldelse af foreningen skal ske skriftlig til bestyrelsen senest inden regnskabsårets udløb. Medlemskab ophører automatisk, når kontingentet ikke betales Medlemmer som i ord og gerning modarbejder, eller bevidst skader foreningen, kan ekskluderes af bestyrelsen. En eksklusion skal godkendes af den efterfølgende generalforsamling. Dette skal fremgå af indkaldelsen til generalforsamlingen. Et medlem der er ekskluderet, har ret til at deltage i den efterfølgende generalforsamling, under der vedrører dette og kan her komme med sin vurdering af sagen
Forslaget blev vedtaget

Ad 6
Der kom ingen nye ideer fra generalforsamlingen. Det planlagte/ønskede musikprogram blev kort gennemgået – og blev modtaget med begejstring.

Ad 7
Hele bestyrelsen var på valg.
På den ekstraordinære generalforsamling stillede den nuværende bestyrelse op med det mål at arbejde for at genoprette festivalen. Bestyrelsens egen vurdering er at det er lykkedes at genoprette festivalen, men at arbejdet ikke er færdigt endnu. Bestyrelsen har derfor valgt at stille op igen
Bestyrelsen blev genvalgt samlet.
På næste generalforsamling vender foreningen tilbage til at vælge hhv. 2 og 3 bestyrelsesmedlemmer hvert år.

Ad 8
Bestyrelsen foreslår genvalg til BDO og Klaus Grønbæk Jakobsen. Forslaget blev vedtaget
Under dette punkt blev der også rettet en særlig tak og flere klapsalver til advokat Henrik Lyhne og revisor Klaus Grønbæk. Bestyrelsen informerede generalforsamlingen om at både Henrik Lyhne og Klaus Grønbæk har brugt langt flere timer på foreningen end fakturaen fortæller og kunne i samme åndedrag sige at uden den hjælp, var foreningen ikke kommet igennem året. Tak

Ad 9
Under eventuelt blev der fremlagt igangværende og fremtidige aktiviteter.
Riverboat udbyder i maj måned 2024 en jazztur til Enkhuizen i Holland. Alle interesserede kan henvende sig til Steffen og får tilsendt flere informationer.
Riverboat står fortsat for morgensang ca. 10 gange om året – den sidste torsdag i måneden. I juni afholdes morgensang i Havneteltet under festivalen. Det er og bliver ikke et arrangement vi gør ret meget ud af at markedsføre – salen er fyldt hver gang, så der kan ikke være flere
Steffen arbejder derudover på en jazztur til New Orleans i efteråret 2024.
Riverboat står i julemåneden på Torvet og sælger kaffe – kom og besøg os. Den 23. december sælger der ud af juletræerne, der står på Torvet.
Der er udskrevet plakatkonkurrence for 2024. Indsendelsesfristen er 4. januar og afsløringen kommer til at foregå torsdag den 25. januar 2024 på Jysk Park.
Riverboats PR gruppe arbejder på en Riverboat Folder, der forhåbentlig kommer til at stå rundt på byens turistattraktioner mv. Folder laves i samarbejde med Silkeborg Kommune og trykkes af Jyske Bank.
På mødet med kulturudvalget i september blev der udvekslet ideer til at udbrede kendskabet til Riverboat udenfor festivalugen og udenfor Silkeborg midtby. Der bliver etableret et samarbejde med medlemmer af kulturudvalget om konkrete ideer. Der blev fra generalforsamlingen ”advaret” mod at Riverboat breder sig over for meget.
Der blev fra sponsorside stillet ønske om mulighed for bordreservation til konkrete sponsorerede koncerter.
Johan Brødsgaard takkede for et godt samarbejde og udtrykte tilfredshed med det kulturarbejde der bliver leveret af Riverboat. Han kunne samtidig fortælle at Kulturudvalget arbejder på at forhøje driftstilskuddet, så der kan komme ro på økonomien igen.
Dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede generalforsamlingen.

Silkeborg, den 29. november 2023
_______________________________
Gunhild Black, dirigent