Bestyrelsesmøde tirsdag den 29. juni 2023
Til stede: Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:

1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter
Referat fra sidste gang mangler underskrift.

Ad 2 – Økonomi
Økonomigruppen er i gang med at betale og udarbejde regnskab. Vi forventer at have et udkast klar primo august.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper
Kort status:
Sejladser Alle melder om gode oplevelser – bortset fra Hattenæsturen. Vi skriver ud til deltagerne.
Sponsorgruppen Alle melder om en god sejltur. Det er svært at holde på sponsorerne i Havneteltet en onsdag aften, men tiltaget blev taget godt imod alligevel.
Musikgruppen Alle melder om en god festival.
Produktionsgruppen Både opstilling og nedpakning foregik stille og roligt. Det blev ikke som sidste år en voldsom lang dag om søndagen – takket være et par håndfulde frivillige. Kunne man motivere flere til at give en hånd med?
Økonomi Arbejder indtil regnskabet er klar i udkast. Ingen går på ferie før.
IT Ingen kommentarer.
PR Vi sætter t-shirts og gin til salg igen. Der er fortsat efterspørgsel.
Riverside Det fungerer godt med et fælles samlingssted
Frivillige Vi har en udfordring som er skabt af de få. Vi har observeret en god håndfuld frivillige forlade Riverside med øl i begge hænder og lommerne fyldt op med vand. Alle frivillige har fri vand og kaffe samt favorable priser på bla. øl. Det er dog ikke hensigten at den fordel skal bruges til at uddele øl og vand udenfor Riverside. Vi tager det op efter sommerferien, hvad vi kan og vil gøre ved det. Vi prioriterer at skabe gode og favorable vilkår for vores frivillige – men det skal ikke udnyttes.
Vi kommer desværre også til at påtale at Riverside er for Riverboats frivillige og musikere – altså dem med et armbånd, der viser at de enten spiller på festivalen eller er der som frivillig/Klub Riverboat + medlem.
Klub Riverboat Ingen kommentarer. Der var flere der meldte sig ind under festivalen og det er vores indtryk at kaffemødet i Jazzhaven blev taget godt imod.
Støtteaktiviteter Betalingskoncerter fungerer ikke optimalt, men vi havde dog et godt besøgt arrangement.
Kommunikation Vi oplevede en organisation, der i vid udstrækning var selvkørende. Selvfølgelig er der spørgsmål undervejs men vi oplevede at flere bød ind for at hjælpe med de store og små ting der opstod undervejs

Ad 4 - Prioritering
Regnskab har de næste uger første prioritet.
Oprydning på lageret er næste prioritet. Alle returvarer kommer ud i løbet af næste uge.

Ad 5 – Nye tiltag
Ingen

Ad 6 Evt
Vi har lagt en evalueringsplan, som bliver effektueret hen over juli/august.
Vi forsøger at samle arbejdsgrupperne og sponsorerne til en status medio/ultimo september. For nogle af arbejdsgrupperne bliver det også en kickstart. Vi skal i gang med planlægningen af næste års festival allerede efter sommerferien.

Næste bestyrelsesmøde bliver 29. august 2023.

Steffen Juul Hansen Eskil Fjord Pedersen Jeppe Juul Hansen
Per Thorsted Irene Ryssel