Bestyrelsesmøde mandag den 24. april 2023
Til stede: Steffen, Eskil, Jeppe og Irene. Per var syg

Dagsorden:
1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter
Referat fra sidste gang blev underskrevet.

Ad 2 – Økonomi
Kort gennemgang af økonomien. Vi har stadig godt fat og følger budgettet. Vores opdeling af kontoplanen i aktiviteter, sekretariat og festival kommer til at fungere. Irene sender relevant økonomiinformation løbende frem mod festivalen, så vi fastholder grebet om økonomien.
Vi har fået bevilliget et markedsføringstilskud, som ikke er udbetalt endnu. Den nye aftale med SK betyder at vi skal aflevere mere dokumentation for, hvordan vi bruger midlerne. Irene er på opgaven. Vores markedsføringstilskud bliver primært brugt på hjemmesiden, arrangement omkring vinsmagning, plakatkonkurrence og årets t-shirt samt softwareløsninger til kommunikation på SoMe.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper
Sejladser
Vi har lukket for salg af sejladser. Nu handler det om at få solgt billetter til løssalgsbådene, herunder især Hattenæs-sejladsen. Eskil og Irene går nu i gang med at mødes med virksomhederne for at få de sidste detaljer på plads omkring selskabssejladserne.

Sponsorgruppen
Der bliver indkaldt til sponsormøde medio maj. Arbejdet med sponsortegning ebber langsomt ud men et par af gruppens medlemmer arbejder fortsat på opgaven. Der tikker stadig sponsorater ind. Bestyrelsen diskuterede et oplæg fra Sport24 om en barteraftale, hvor de tilbød at levere et mindre udvalg af hjælpertøj mod at få overdraget rettighederne til at sælge Riverboat t-shirt samt årets t-shirt. Vi har takket nej. Silkeborg Kommune har bevilliget et beløb til etablering af Jazzland. Vi kan ikke med det bevilligede beløb etablere Jazzland som vi kender det, så Steffen, Irene og Per arbejder på en løsning, så
vi kan tilbyde børnejazz i en mindre ramme. Irene laver aftale med JMT om sponsorarrangement før sponsorsejladsen – som bliver onsdag den 21. juni.

Musikgruppen
Musikgruppen lægger sidste hånd på programmet i denne uge inkl. sejladserne. Programmet opdateres løbende på hjemmesiden. I løbet af denne uge lukkes aftaler om transport og overnatning.

Produktionsgruppen
Produktionsgruppen har været udfordret af nye rammer omkring brandsikkerheden på Havnen. Der er fundet en løsning – den er ikke optimal men den kan fungere fornuftigt. Produktionen har udarbejdet et budget som gruppen arbejder videre fra. Holdet har over de sidste par uger gået på lageret og efterset og klargjort materiel. Vi vurderer løbende om vi skal leje, låne eller eje. Lagerholdet har optalt lageret og er klar med bestillingslister for 2023. Der arbejdes på at finde de nødvendige nattevagter til vores telte.

Økonomi
Økonomigruppen har struktureret deres kalender, så der fremover bogføres løbende. Vi afventer nyt CVRnr til salg af jazzsejladser. Gruppen har i denne uge faktureret sponsoraftaler.

IT
IT gruppen har haft en rolig måned.

PR
PR gruppens intensiverer sit arbejde frem mod festivalen. Opdatering af hjemmesiden tager fart i denne uge og vi øger også aktiviteterne på SoMe. Om kort tid kommer vores merchandise til salg via hjemmesiden. Vi arbejder desuden på at lave et program i trykt form.

Riverside
Skyder så små i gang nu.

Frivillige
Vagtplanen er lagt og åbner for tilmeldinger den 1. maj. Der går mail ud til alle frivillige der er registreret i AppVagt sidst i denne uge.

Klub Riverboat
Medlemmer der har betalt sit kontingent har fået adgang til køb af sejladser og kirkekoncerten.

Støtteaktiviteter
Vi afholder en støttekoncert i Havneteltet torsdag aften under Riverboat. Det bliver muligt at købe billetter med spisning.

Kommunikation
Vi fastholder at udsende nyhedsbrev til alle arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne melder input ind 1 gang om måneden. Nyhedsbrev til øvrige der har tilmeldt sig udsendes hver anden måned.

Ad 4 - Prioritering
På dette møde blev produktionen prioriteret. Vi har samtidig fastlagt 3 møder frem mod festivalen ligesom vi har besluttet os for at fastholde frivilligarrangementet tirsdagen før Riverboat.
Næste gang fokuseres på sortiment og kassesystem.

Ad 5 – Nye tiltag
Vi skal ikke have sat mere i gang.

Ad 6 Evt
Vi talte igen om vores kapløb med tiden og hvordan vi kan optimere opgaver og tidsforbrug. Irene fik tilbuddet, at de enkelte øvrige bestyrelsesmedlemmer kunne træde til og hjælpe med at løse konkrete opgaver, hvis tiden løber. Lige nu er der ikke behov. Irene har ”indkaldt” en gruppe, der tidligere har tilbudt at hjælpe med administrative opgaver og flere har allerede meldt tilbage. Der er booker flere arbejdsdage i maj.

Næste bestyrelsesmøde er 31. maj 2023

Steffen Juul Hansen Eskil Fjord Pedersen Jeppe Juul Hansen
Per Thorsted Irene Ryssel