Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. december 2022

Til stede:           Steffen, Eskil (på teams), Jeppe, Per og Irene

Dagsorden:      1. Referat fra sidste gang godkendes og underskrives

2. Budget 2023
3. Plan 2023
4. Evt

Ad 1 – Referat fra sidste gang

Referatet blev godkendt. Da Eskil var med på teams, bliver referatet underskrevet næste gang.

Ad 2 – Budget 2023

Vi gennemgik driftsbudgetudkastet. Det bliver et ”need to have” budget og det bliver stramt!. Vi forbereder en kort risikoanalyse som vi tager op med SK på mødet den 19. december.

De enkelte arbejdsgrupper udarbejder over de kommende par måneder deres eget budgetudkast. Det bliver disse budgetter der skal danne ramme for sponsorgruppens arbejde.

Ad 2 - Plan 2023

2022. Status på ”rigets tilstand” december 2022.

Konklusion a: Vi har ved egen hjælp opbygget lidt kapital, som gør at vi kan betale de sidste kreditorer en andel af deres tilgodehavende inden jul. Resten afventer SK. Derudover kan vi betale de sidste driftsomkostninger for Q4 2022.

1. Ideer og tanker for Plan 2023 blev opdateret mundtligt.

Beslutning b: Ingen af de foreslåede støtteaktiviteter blev afvist, men vi kan ikke gennemføre alle. De udvalgte støtteaktiviteter vil blive ”overdraget” til nyoprettet arbejdsgruppe.

1. Arbejdsgrupperne: Status fra arbejdsgrupperne

Sponsorgruppen                Jeppe og Eskil indkalder gruppen til møde primo januar. Materialet meldes                                                      klar. 

Musikgruppen                    Der er etableret kontakt med flere orkestre, men aftaler lukkes først i det nye år.

Produktionsgruppen        Per indkalder gruppen til opstartsmøde asap. Irene leverer input til budget.

Økonomi                                Irene sætter i gang i økonomiafdelingen i næste uge. Vi afventer fortsat regnskabet 2021/2022.

IT                                              Irene indkalder Carsten til en status om foreningens IT.

Markedsføring                    Irene indkalder gruppen til opstartsmøde asap.

Riverside                               På hold indtil vi kommer tættere på festivalen

Frivillige                                  På hold indtil vi kommer efter nytår

Klub Riverboat                    Irene indkalder gruppen til opstartsmøde asap

Støtteaktiviteter                Opgaverne blev fordelt mellem styregruppens medlemmer. Alle melder status ind til Irene inden jul.

Administration                    Ikke særlig sigende overskrift. Gruppen består af alle dem der har tilbudt deres hjælp, og som de øvrige grupper kan skrive til hvis de har en opgave. Irene skriver til gruppen og giver en kort status. 

1. Brainstorming: Hvordan involverer vi græsrødderne

Beslutning d: Vi har samlet navnene på alle der har tilkendegivet at de vil hjælpe. Vi kontakter gruppen når opgaverne bliver mere konkrete. Om nødvendigt ”prikker” vi til dem, vi mener kunne hjælpe os.

1. Hvordan bygger vi bedst kommunikationen op omkring arbejdsgrupperne

Vi overvejer et kick-off møde primo januar, hvor vi samler alle. Vi tager punktet med på opstartsmøde i markedsføringsgruppen.

Ad 4 Evt

Irene kaster sig over listen af små to-do opgaver.

Vi samler den gruppe, der sidste år kørte rundt til sponsorerne, og kører en tur igen i år med en julehilsen.

Vi har stadig neglene i bordkanten og næste bestyrelsesmøde kan derfor blive med kort varsel. Næste bestyrelsesmøde lægges derudover optimalt i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling, hvor regnskabet skal fremlægges.

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel