Referat af virtuelt bestyrelsesmøde i Riverboat Jazz Festival 

17. december 2021 kl. 18:00

Til stede: Mette, Kjeld, Johanne, Mads, Steen & Sekretariatet

Dagsorden

1. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen

2. Konstituering af bestyrelsen

3. Status på sekretariatet

4. Sponsorarbejdet

5. Lager

6. OnlinePos

7. Budget

8. Evt. 

Ad. 1: 

Referat godkendt. 

Ad. 2: 

Bestyrelsen konstituerer sig således:

Kasserer: Steen Lauridsen

Formand: Johanne Errboe

Næstformand: Mads Rugholm

    Mette Johansen

    Kjeld Løvqvist

    1. Suppl. Morten Lykke

    2. Suppl. Kirstine Faber

Ad. 3:

Generelt:

Arbejdet med festival 2021 er stadig præget af uvished og gætterier ift. coronasituationen.         

Dansk Live og Divisionsforeningen har fået godkendt et forsøg med test af 30.000 publikummer i første kvartal af 2021. Link her: https://www.horesta.dk/nyheder/2020/december/videnskabelig-godkendelse-b...  

Det ser ud til, at disse resultater vil være tilgængelige i 1. Kvartal 2021.

Ifht: Bindslevs Plads:

Den bevilling vi fik lovning på til Bindslevs Plads, kan ikke overføres til 2021. Vi kan miste et evt. Flow fra Torvet til Bindslevs Plads og rundt i byen, men spørgsmået er, hvor stort flow der vil kunne være på en festival med coronarestriktioner.. 

        I stedet kan Skoletorvet evt. komme i spil i samarbejde med eksterne spillesteder.

        Vi kan evt. Flytte noget af programmet fra Bindslevs Plads til Jazzland after Dark. 

Der er allerede søgt en del fonde til Jazzland og vil fortsat søge, så længe det kan nåes. Vi søger også til Jazzland After Dark, så vi forhåbentlig kan gennemføre en del af programmet fra Bindslevs Plads. 

Vi afholder et møde med Mads Mathias og Steffen lige efter nytår, så vi kan danne os et overblik over, hvad vi gør med orkestrene fra Bindslevs Plads. 

Appvagt:

Vi har over de seneste måneder testet programmet Appvagt, som bliver vores nye system for vagttilmelding for de frivillige. De har allerede imødekommet de ændringer vi har ønsket og har omprogrammeret, så vi forventer at kunne komme i mål. Irene har trænet de bosser der har ønsket at blive “uddannet” i programmet og der testes fortsat på en “lege-template”, hvor vi bagefter bare kan slette det hele og starte op igen på en frisk platform, når det skal effektueres. 

Koncerten d. 26. November 2020

        Koncerten med Aarhus Jazz Orchestra gav et overskud på 15 tkr. 

        Vi fik tilskud fra aktivitetspuljen på knap 24 tkr. 

Ad. 4:

Vi har i de seneste måneder været i gang med et nyt sponsorprospekt, hvor vi udfolder flere forslag til, hvordan vi kan indgå i samarbejdsaftaler med vores partnere og sponsorer. 

Mette Petrea har sagt ja til at lave en skabelon til prospektet, som er dynamisk og som sekretariatet vil kunne bruge og tilpasse fremadrettet. 

Der er opbakning fra de sponsorer vi hidtil har kontaktet og vi forventer at kontakte de resterende i løbet af januar.     

Ad. 5: 

Der er blevet arbejdet på at finde nyt lager og vi skal snart være ude af lageret på Dalgasgade. Der er fundet nyt lager på A.C. Illumsvej, hvor vi kan dele lager med Handel Silkeborg. Vi forhandler pt. vilkår.  

Ad. 6:

Kasseapparater

Efter nytår tager vi fat på arbejdet med OnlinePos og kassesystemet og de justeringer vi har ønsket os og de mange tilpasninger vi også står overfor, hvis det skal håndtere armbånd mm. 

Kassesystemet skal kunne imødekomme den kompleksitet der ligger i at skifte ølbilletter ud med plastikkort mm. Skal man have penge retur, hvis ikke de bliver brugt eller skal det være klip?

        Steen træder ind i udvalget og inviteres fremadrettet med på møderne. 

MADS & STEEN HAVDE ET ANDET MØDE OG VAR NØDT TIL AT FORLADE MØDET KL. 18.

Ad. 7:

Vi arbejder med halveret indtægt og to budgetter, hvoraf det ene medtager evt. indtægt på armbånd. 

    Vi håber på, at være meget klogere i løbet af januar og februar. 

    Ift. Orkestre på Bindslevs Plads har vi en afklaring efter nytår. 

    Da Mads og Steen ikke er med på mødet, er vi enige om, at vi istedet gennemgår budgettet på næste møde. 

6. Evt. Intet