Bestyrelsesmøde mandag den 20. oktober 2025

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:      1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioriteringer (skal, kan, drop)
5. Nye tiltag inkl. budget
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev godkendt og underskrevet

Ad 2 – Økonomi

Vi har afleveret begge regnskaber til BDO og står lige nu standby for evt spørgsmål. Aftalen er at vi modtager et udkast den 5. november og at der ligger et færdigt udkast klar til generalforsamlingen den 12. november.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sponsorgruppen                        Vi har skudt gang i sponsorarbejdet. De første aftaler er landet og der er sendt enkelte fondsansøgninger afsted.

                                                          Vi producerer en jubilæumsbadge, som skal deles ud som markedsføring op til festivalen. Det kommer i 2 versioner – 1 med nål og 1 med magnet.

Sejladser                                       Vi afleverer en sejlplan i løbet af denne uge. En god håndfuld både er allerede booket.

                                                          Om kort tid sætter vi 2 løssalgsbåde til salg – Hjejlen fredag og lørdag aften

Musikgruppen                            Arbejder på et fantastisk jubilæumsprogram. Der kommer ikke en egentlig jubilæumskoncert. Vi markerer i stedet jubilæet på anden vis.

                                                          Vi spiller på samme pladser som i 2025, men kommer til at udvide programmet lidt.

                                                          Vi fastholder en række traditioner fra tidligere – Bluesaften (Torvet), Jazz & Dinner (Havnen), Jazzfrokost og morgensang (Havnen), Børnejazz (Jazzland) og Loungeområde (Jazzhaven)

Produktionen                              Arbejder hen over efterår og forår på at vedligeholde materiel. Vi har været involveret i aktiviteter på Torvet i efterårsferien og gør så småt klar til at flytte kaffevognen på Torvet til juleudstillingen.

                                                          Tegningsmaterialet bliver opdateret til 2026-versionen.

                                                          Produktionen skal til netværksmøde på kommunen den 5. november

Sekretariatet                               Gør klar til efterårets opgaver:

                                                          Kaffevogn – vagtplanen bliver lagt ud i løbet af et par uger. Vi holder åbent fra 21. november til og med 23. december. Vi skal bruge hjælp til opstilling 17. – 20. november

                                                          Plakatkonkurrence – vi udskriver konkurrencen medio november, umiddelbart inden generalforsamlingen og vælger nyt motiv primo januar 2026.

                                                          Fondsansøgninger – der skal indsendes ansøgninger inden årets udgang

Ad 4 – prioriteringer

Sponsorarbejdet har 1. prioritet frem mod nytår

Ad 5 – Nye tiltag

Vi arbejder på en række jubilæumsaktiviteter og skal mødes med kommunen i begyndelsen af november

Ad 6 - Evt.

Intet

Næste bestyrelsesmøde er den 12. november 2025.

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel