Bestyrelsesmøde onsdag den 10. september 2025

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:

1.    Underskrift af referat fra sidste gang

2.    Spørgsmål til regnskabet

3.    Aktiviteter næste festival

4.    Budgetter næste festival

5.    Opgaver arbejdsgrupper frem mod 2026

6.    Nye tiltag inkl budget

7.    Mødekalender og opdatering af forretningsorden

8.    Evaluering kommunen

9.    Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev godkendt og underskrevet

Ad 2 – spørgsmål til regnskabet

Begge foreninger giver overskud igen. Vi oplyser ikke detaljer i dette referat, de det er forbeholdt generalforsamlingen.

Vi talte vores økonomiske model igennem - og de procedurer, der ligger deri. Vi kan konstatere at det er en velfungerende fremgangsmåde vi har valgt. Vi har igen i år mulighed for at indbetale på regnvejrskontoen – og det gør vi. Vores økonomiske situation er også sådan at vi har mulighed for at bruge lidt ekstra penge på jubilæumsaktiviteter, da vi har penge stående på drift kontoen.  

Vi har samtidig skabt mulighed for at opbygge en egenkapital i Riverboat Jazz Event.

Vi konsoliderer stille og roligt begge foreninger

Ad 3 – aktiviteter næste festival

Vi har 60 års jubilæum næste år. Vi er i gang med at udvikle en idebank, så vi kan markere vores jubilæum. Der arbejdes konkret videre med en række aktiviteter.

Ad 4 – Budgetter næste festival

Inden næste bestyrelsesmøde har vi udarbejdet et budget for festivalen – ekskl. Jubilæumsaktiviteter. Irene er tovholder på processen

Ad 5og 6 – opgaver arbejdsgrupper frem mod 2026 / nye tiltag inkl. budget

Punktet afventer vores budgetgennemgang og plan for jubilæumsaktiviteter

Ad 7 – mødekalender og opdatering af forretningsorden

Forretningsordenen opdateres efter kommende generalforsamling.

Næste bestyrelsesmøde er 20. oktober hvor det primære fokus bliver på musikprogrammet og budgettet herfor

Forslag til dato for generalforsamling bliver 19. november, såfremt der er plads på Rampelys. Steffen booker Rampelys og Irene booker Klaus (revisoren)

Vi holder bestyrelsesmøde samme dag med primær fokus på det eksterne regnskab.

Bestyrelsesmøde foreløbig planlagt til 15. januar

Forslag til dato for vin- og plakatafsløring er den 21. januar. Irene kontakter SIF for lån af lokale

Ad 8 – evaluering kommunen

Evaluering er ændret til udelukkende at være de år, hvor vi skal forny aftalen. Det skal vi ikke i år.

Ad 9 – Evt

Irene arbejder på at styrke samarbejdet med Hjejleselskabet

Steffen arbejder på en markering af Jazz Danmarks 100 års jubilæum. Oplægget er at det bliver et samarbejde mellem de 3 jazzklubber og Kedelhuset

Vi har fået en officiel henvendelse fra Ildfest Regatta om et samarbejde. Den samlede bestyrelse har svaret pænt nej tak på vegne af Riverboat Jazz Festival.

Vi stiller igen i år op til samarbejde med Handel Silkeborg, herunder stiller vi vores kaffevogn op på Torvet i julemåneden