Bestyrelsesmøde onsdag den 29. maj 2024

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:      1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev godkendt og underskrevet

Ad 2 – Økonomi

Gennemgang af P&L fra d.d. Ingen kommentarer.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sponsorgruppen – fortsat 2-3 mulige sponsorer, som ikke er lukket. Derudover mangler vi svar fra 3 fonde.

Vi starter sponsorarbejdet op igen allerede august/september.

Sejladser – vi mangler de sidste detaljer på 3 kunder i forhold til forplejningen ombord.

24 både + 2 sponsorbåde

Musikgruppen – vi mangler underskrift på en enkelt kontrakt

Alle overnatningsaftaler er på plads. Alle flyafgange er afklaret.

Produktionen – Alle leverandører er på plads. Vi mangler detaljerne på et par aftaler

Infovognen bliver gjort færdig i weekenden.

Vi har fået tilladelse til at benytte Havneområdet og Skoletorvet. Vi arbejder pt på at få godkendt de 2 byggesager på områderne og herefter skal politiet godkende.

Tilladelse på Torvet afventer. Vi skal som alle andre overholde de rammer Brand & Redning er underlagt, herunder sikkerhedsafstande. Det giver udfordringer i forhold til Torvehandlerne og budskabet er klart fra Brand & Redning – der er ikke mulighed for dispensation. Sagen ligger hos Kommunen.

Vi kører på med vores affaldssortering og aflevering af fokusaffald hos Silkeborg Forsyning i 2024. Vi har haft møde med et firma som kan producere plastkrus af genanvendt plast. Det ville ikke ændre på vores sortering eller muligheden for genanvendelse men kruset er kraftigere. Et samarbejde kræver dog at Carlsberg Danmark bliver en del af projektet – og prisen skal også længere ned. Vi arbejder videre med projektet efter årets festival   

Sekretariatet – har mange lapper på tavlen, men de fleste af dem er mindre opgaver

Programmet på hjemmesiden giver mulighed for at gæsterne kan vælge og printe deres eget favoritprogram.

Vi har over de seneste uger haft annoncer i MJA hver lørdag og får det over de næste par uger også i JP Århus samt Ekstraposten. Vi kører på med opslag på SOME, som bliver flittig delt.

Vagtplanen tager langsomt form.

Task Force lukker de sidste par opgaver indenfor en god uges tid.

Begge løssalgsbåde er nu udsolgt. Der er fortsat billetter til kirkekoncerten og spisning i Havneteltet, men begge dele har solgt godt indtil videre

Ad 4 - Prioritering

1. At skaffe de sidste sponsorindtægter
2. At lukke vagtplanen

Ad 5 – Nye tiltag

Ingen

Ad 6 Evt

En snak om løst og fast. Der skal nok blive opgaver de næste 3 uger, men vi er så småt ved at være klar.

Næste bestyrelsesmøde bliver 1. juli til en evaluering af årets festival.

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel