Bestyrelsesmøde onsdag den 31. maj 2023

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene.

Dagsorden:     
1. Underskrifter

2. Økonomi

3. Status arbejdsgrupper

4. Prioritering (Skal, kan, drop)

5. Nye tiltag

6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev underskrevet.

Ad 2 – Økonomi

Mundtlig gennemgang af økonomien.

Markedsføringstilskud er på vej. Der har været lidt udfordringer med de nye aftaler og dokumentationen deri, men det er løst nu – penge bliver udbetalt.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Status fra arbejdsgrupper blev ultrakort idet vi lige inden bestyrelsesmødet havde bossmøde, hvor der blev givet status. Men for referatet:

Sejladser                               Vi sender 28 både ud i år. 2 sponsorbåde, 2 løssalgsbåde og 24 selskabssejladser. Vi arbejder på at få de sidste detaljer på plads for hvert enkelt selskab.

Sponsorgruppen                Sponsorgruppen ramte i dag 1 mill i sponsorindtægter. Det er imponerende så massiv en opbakning der er i Silkeborg. Alle sponsorater er faktureret og 90% er også betalt. De sidste er på vej ind. Vi slår i år i gang med festivalen med en debitorsaldo på 0.

Musikgruppen                    Alle kontrakter er i hus – underskrevet. Overnatninger er booket. Kontrakterne bliver nu gennemgået og afstemt, så vi er sikre på at have alle oplysninger til brug for honorarudbetaling ugen efter festivalen. Ingen har bedt om forudbetaling. Programmet sendes til tryk i denne uge og udsendes samtidig til Klub Riverboat medlemmer.

Produktionsgruppen        Produktionen lægger i løbet af få dage sidste hånd på produktionsplanen. Der har været udfordringer med flere ting på pladserne. Kommunen har været en årsag til nogle af udfordringerne – men også en kæmpe hjælp i løsningerne. Vi manglet fortsat at finde de sidste nattevagter til vores telte. Produktionen slår i gang torsdag den 15. juni.

Økonomi                                Vi afventer fortsat nyt CVRnr til salg af jazzsejladser.

IT                                              Maskinparken er nu næsten på plads og dermed klar til festival.

PR                                             PR gruppens leverer nogle super flotte indlæg på de sociale medier ligesom det trykte materiale er top professionelt. Vi arbejder på at dele smagsprøver på vores vin ud, lørdag den 10. juni hos TING … det ved TING ikke endnu 😊

Riverside                               Bliver vores nye kommandocentral.

Frivillige                                  Vagtplanen er næsten lukket. Vi mangler fortsat at få besat enkelte vagter – det arbejdes der på. VI inviterer arbejdsgrupperne til grill & hygge tirsdagen før festivalen og alle frivillige på en øl samme aften.

Klub Riverboat                    Er inviteret til kaffe og kaffe fredag den 23. juni kl. 14:00 i jazzhaven. 

Støtteaktiviteter                Vi afholder en støttekoncert i Havneteltet torsdag aften under Riverboat. Vi sælger billetter med spisning nu – og hvis der er plads, sælger vi koncertbilletter i døren.

Kommunikation                          Vi udsender yderligere 2 nyhedsbreve til alle arbejdsgrupper inden festivalen. Nyhedsbrev til øvrige der har tilmeldt sig udsendes sidste gang inden festivalen i begyndelsen af juni.

Ad 4 - Prioritering

På dette møde blev sortiment, kassesystem og prisstruktur prioriteret. Vi lægger os på et absolut rimeligt prisniveau, hvor vi også sikrer vores dækningsbidrag.

Vi bruger vores kassesystem til bestilling af varer i år. Fordele og ulemper blev diskuteret – idet løsningen med at ringe ordre har fungeret ret godt. Vi forsøger – men er også enige om at bruge telefonen, hvis det bliver nødvendigt.

Jeppe stiller op til interview i Radio Silkeborg og Steffen og Irene til interview med MJA.

Næste gang er vi på festival. Vi mødes løbende under festivalen, når produktionen holder pitstopmøder. Derudover har vi informeret arbejdsgrupperne om at Riverboat ingen festivalleder har i år – altså ingen der alene har til opgave at være leder. Alle i bestyrelsen har opgaver under festivalen og vil selvfølgelig være tilgængelig, hvis der er behov. Men – vi decentraliserer. Vi har stor tillid til de mennesker der på hver deres plads tager initiativ og ansvar.

Ad 5 – Nye tiltag

Vi skal ikke have sat mere i gang (udover den 10. juni).

Ad 6 Evt

Der arbejdes – helt som Riverboat altid har gjort på nuværende tidspunkt – på højtryk nu, for at blive klar. Vi bliver klar!

Næste bestyrelsesmøde er 20. juni 2023 – i Riverside, Jyske Bank Teltet

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel