Bestyrelsesmøde torsdag den 13. oktober 2022

Til stede: Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene

Dagsorden:

1. Opdatering fra generalforsamling
2. Trine
3. Konstituering
4. Plan 2023
5. Mødestruktur
6. Evt

Ad 1 - Opdatering fra generalforsamling
Ingen yderligere kommentarer

Ad 2 - Trine
Trine er på ferie uge 41 og 42 og møder på job igen mandag den 24. oktober 2022

Ad 3 - Konstituering
Formand Steffen
Næstformand Eskil
Kasserer Jeppe
Bestyrelsesmedlem, mediekontakt Per
Bestyrelsesmedlem Irene

Udkast til forretningsplan blev gennemgået

Beslutning: ovenstående er det formelle setup for foreningen. I det daglige fungerer vi som styregruppe, 
hvor alle tager aktiv del i de praktiske opgaver. 

Beslutning: Vi bestræber os på at aktiviteter omkring festivalen så vidt muligt initieres, drives og følges op i 
de fremtidige arbejdsgrupper således at styregruppen udelukkende involveres i overordnede beslutninger. 

Beslutning: Irene er tovholder på endelig udarbejdelse af forretningsplan.

Ad 4 - Plan 2023
a. Status på ”rigets tilstand” oktober 2022. 

Konklusion a: Der har ikke været vandtætte skotter mellem Regatta og Riverboat. Mellemregning er 
ikke udlignet mellem Regatta og Riverboat. Riverboat har ikke betalt alle regninger vedrørende 
festivalen 2022. Der er rod i foreningens procedurer og økonomi.

Beslutning a: Arbejdsgruppe til oprydning igangsættes asap. Irene er tovholder. Ulla og Kirstine har sagt 
ja til at hjælpe. Gruppen er i gang.

b. Ideer og tanker for Plan 2023 blev gennemgået mundtligt.

Beslutning b: Irene udarbejder oplæg og beskrivelse til plan 2023’s scenarier og faser. Vi indkalder alle 
sponsorer og samarbejdspartnere til informationsmøde så snart plan 2023 er klar til præsentation.

c. Brainstorming: Hvilke arbejdsgrupper skal igangsættes efter hvilken prioritering

Beslutning c: Arbejdsgrupper igangsættes efter nedenstående prioritering

Sponsorgruppen Hele styregruppen træder ind i sponsorgruppen.
Jeppe er tovholder og indkalder i første omgang Leo, Line og Jens udover 
styregruppen.

Musikgruppen Steffen er tovholder og indkalder Mads Mathias og Erik

Produktionsgruppen Per er tovholder. Brian og Michelle har givet tilsagt om deltagelse

Økonomi/admin. Irene er tovholder. Aase, Kirstine og Ulla har givet tilsagn om deltagelse

IT Carsten er tovholder.

Markedsføring Mulig tovholder skal bekræftes.

d. Brainstorming: Hvordan involverer vi græsrødderne
Beslutning d: Vi trækker i første omgang på dem der har tilkendegivet at de vil deltage i 
arbejdsgrupperne og åbner op for alle/flere kan træde ind ligesom grupperne selv tager initiativ til at 
udvide bemandingen. Vi indkalder alle fra hjælperkartoteket til informationsmøde, så snart plan 2023 
er klar til præsentation. 

e. Hvordan inddrager vi suppleanterne 
Beslutning: vi tænker Anders og Kirstine ind i de opgaver vi sætter i gang. Når vi har et bedre overblik 
over opgavelisten, indkalder vi dem til møde så de selv kan byde ind på relevante opgaver. Indtil andet 
aftales sendes referat fra bestyrelsesmøde til suppleanterne.

f. Hvordan bygger vi bedst kommunikationen op omkring arbejdsgrupperne
Ingen beslutning

Ad 5 Mødestruktur
Beslutning: Bestyrelsesmøder holdes tirsdag 16:30 – 19:00. Næste gang tirsdag den 1. november 2022.
Beslutning: Arbejdsgrupperne fastlægger selv deres mødestruktur

Ad 6 Evt.
Kan vi finde en ny betegnelse for sekretariatet?
Kan vi finde en anden ”titel” end boss?