Referat 

__________________________________________________

Bestyrelsesmøde Riverboat Jazz Festival

12. Januar 2022 kl. 17 i Kedelhuset

Til stede: Johanne, Mads, Steen, Kjeld, Mette, Trine og Line

__________________________________________________

Dagsorden:

1) Godkendelse og underskrift af referat fra GF

2) Konstituering af bestyrelsen

3) Status Festival 2022

4) Status økonomi/budget

   - ny bogholder

5) Eventuelt

Ad. 1:

Referat godkendt og underskrevet uden kommentarer.

Ad. 2:

Bestyrelsen konstituerer sig således:

Formand: Johanne Errboe

Næstformand: Mads Rugholm

Kasserer: Steen Lauridsen

Bestyrelsesmedlem: Kjeld Løvqvist

Bestyrelsesmedlem: Mette Johansen

1. Suppleant: Anders Aaboe
2. Suppleant: Kirstine Faber

Formalitetsprocedurer vedr. Bestyrelsesmøder fremadrettet:

1. Budget gennemgåes med Steen 2 uger før møde.
2. Dagorden sendes forbi Johanne inden den sendes ud til resten af bestyrelsen.
3. Dagsorden samt bilag med kommentarer sendes ud til bestyrelsen senest 1 uge inden mødet.
4. Referater sendes ud indenfor en uge efter mødet.
5. Kommentarer hertil, hvis nogle, skal være sekretariatet i hænde senest 48 timer efter.
6. Referatet lægges på hjemmesiden.
7. Referat underskrives på efterfølgende bestyrelsesmøde.

Ad.3:

Status på årets festival er, at vi forventer at kunne rulle en hel festival ud, som vi kender den fra før coronapandemien.

Vi har forhørt os hos Teknik og Miljøafdelingen, samt ved Brand og Redning ang. Dispensation for placering af telt på Ramblaen ved Bindslevs Plads og de vurderer, at dispensation ikke er mulig pga. Manglende afstand til eksisterende bygninger.

På den baggrund ser vi det ikke muligt at skabe en fornuftig model for Bindslevs Plads under Riverboat med overdækning og vi ser på andre muligheder.

Vi overvejer Skoletorvet istedet og det kan lade sig gøre, men vi detailplanlægger det ikke, før vi har finansieringen på plads til etablering og musik. Trine tager kontakt til Silkeborg Kommune. Vi drøfter det herefter igen.

Vi forventer at placere Jazzland i museets have i samarbejde med Den Kreative Skole. Vi har et planlægningsmøde med dem inden for kort tid.

Vi planlægger sikkerheden omkring Jazzland i tæt samarbejde med produktionsteamet.

Vi håber også at få Huskunsterordningen “Hej Jazz” realiseret, så skoler kan søge os om at få en huskunster ud at lave koncerter.

Vi har fået tre nye bosser på  Bådene, så de er i gode hænder.

Selskaber sælger indtil videre godt.

Produktionen kører og planlægningen er ajour.

Vi fortsætter med Onlinepos kassesystemet og vi går over til kun at have plastikkort som ølkort. Dette vil også gøre sig gældende for frivillige og musikere.

Musikprogrammet er på plads og rummer både internationale og nationale navne.

I løbet af den næste måned sender vi kontrakterne ud og vil se på at lave en form for Coronaklausul i kontrakterne i tilfælde af aflysning.

Ad.4:

Vi søger stadig efter en bogholder til at varetage bogføring løbende og under/efter festival.

Trine tager kontakt til BDO, som også er revisor på regnskabet.

Vi har lavet et defensivt musikbudget uden at gå på kompromis med navne og kvalitet.

Vi kender ikke adfærden hos folk efter at vanerne har været ændrede efter to corona-somre.

Steen rykker tættere på budgettet og gennemgår i samarbejde med sekretariatet budgettet forud for hvert bestyrelsesmøde, samt peger på eventuelle indsatsområder.

Steen og sekretariatet kæmmer nuværende budget indenfor 14 dage for et godt afsæt og giver en tilbagemelding

Ad.5:

Bossmøder:

30. Marts 2022 kl. 19

17. Maj 2022 kl. 19

Kommende Bestyrelsesmøder

2. Marts 2022 kl. 17.30

19. April 2022 kl. 17.00

25. Maj 2022 kl. 17.00