Referat Bestyrelsesmøde 20.10.2020

Riverboat Jazz Festival

Til stede: Johanne, Mads, Kjeld, Morten, Mette, Trine og Line

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde

2. Status på regnskab 19/20

3. Gennemgang af budget 2021

4. Status på Riverboat 2021

5. Evt. 

Referat:

Ad.1:    

Godkendt og underskrevet.

Ad. 2:  

Regnskabet er under udarbejdelse hos BDO. Resultatet viser et mindre overskud.

I regnskabsåret er halvdelen af Trine Valentins løn betalt af Regattaforeningen og der er modtaget lønkompensation for Line-Marie Dencker ifm. hjemsendelse pga. corona. Mini-Riverboat gav et overskud på 40.000 kr. og størstedelen af de sponsorer der havde betalt sponsorat i 2020 ved nedlukningen lader os beholde sponsoratet som “nødhjælp”. 

Ad.3:

Vi forbereder os på en nedskaleret festival i 2021. Vi satser primært på nationale og skandinaviske orkestre og forventer ikke, at vi kan regne med oversøiske solister eller orkestre. 

Vi har nedjusteret budgettet og forventer halv indtjening. Udgangspunktet er, at restriktionerne er, som de er pt. og vi må derfor have 500 siddende personer i hvert telt. Produktionsomkostningerne er svære at nedskalere og er derfor uændrede. 

BP og Jazzland er med i 2021. Bevillingen fra 2020 er overført til 2021. 

Den Kreative Skole indgår i et øget samarbejde ift. Jazzland. Søgning af flere fondsmidler til Jazzland og generelt flere puljer til børn- og ungekultur vil sandsynligvis bevirke et større beløb i indtægter fra fondsmidler. 

Vi budgetterer med et for lille overskud og vi skal se på muligheder for entré/armbånd i teltene. 

Sekretariatet opstiller scenarier og økonomi herfor forud for næste bestyrelsesmøde.

Ad. 4: 

Vi forventer stadig at afvikle Riverboat 2021, men coronasituationen fordrer mange hensyn og omstillinger. 

Problemstillinger og overvejelser som eksempelvis:

Hvordan skal vi arbejde med adgang? 

Skal vi have armbånd med entré? 

Skal vi have coronatest ved indgangene eller en negativ coronatest som adgangskrav? Eller temperaturmåling på vores gæster ved indgangen?

Skal vi have ensretninger i bybilledet, så folk ikke forsamles i modgående retninger?  Løsninger på adgangsveje og ensretninger? Hvordan sikre afstand?

Hvad hvis 1/3 af vores gæster er vaccinerede til den tid, men resten ikke er? 

Skal vi arbejde på timeslots i teltene, så man køber til en halv dag? Samle genrer i teltene. 

Eventuelle coronabegrænsninger vi må underlagt til juni vil gøre, at vi er nødt til at tænke i evt. at indføre armbånd med entré. Begrænsning vil betyde, at vores indtægtsmuligheder ligeledes er begrænsede og derfor har vi ikke mange alternativer.

Et forslag til pris på et armbånd kunne være 50 kr. om dagen/100 kr. om aftenen

Hvordan skal vi i så fald håndtere partoutarmbånd? 

Vi træffer beslutning om gennemførelse af festival efter 1. februar og allersenest 1. marts. 

Ad. 5: 

Koncerten d. 26. november.

Vi sælger lidt, men ikke voldsomt. Vi forventer at gennemføre og søge Kulturminsteriets pulje for kulturarrangementer, som er blevet forlænget. 

Lagersituationen

De lokaler vi havde i kikkerten er lejet ud til anden side nu, men produktionen kigger videre. 

Generalforsamling d. 25. november

Annoncering på FB og hjemmeside - også til medlemmer. 

Morten Lykke og Mads Rugholm er på valg. Morten Lykke genopstiller ikke. 

Tilmelding og medlemskab kræves fornyet senest 8 dage før GF for at opstille og/eller stemme.

Bestyrelsen opfordrer Steen (suppleant) til at opstille. Steen tænker over det og giver en tilbagemelding.  

Line sender påmindelse om GF og betaling af medlemsskab til bosser/bestyrelse + bestiller medlemskort.

Line arrangerer dirigent og BDO-repræsentant. 

Bestyrelsen mødes kl. 18 til bestyrelsesmøde inden GF. 

EL på festivaler

Morten oplyser, at der er kommet nye bekendtgørelser ift. EL på festivaler - Sekretariatet videregiver information til Produktionen.

/LM