Referat Bestyrelsesmøde september 2019

Referat af bestyrelsesmøde i Riverboat Jazz Festival 

Mandag d. 2.9.2019

Tilstede: Johanne, Morten, Mads, Mette, Jacob, Line & Trine    

 

Dagsorden:

  1. Godkendelse af sidste referat.
  2. Kort evaluering Riverboat 2019
  3. Økonomi - Status på regnskab
  4. Drøftelse Riverboat 2020
  5. Drøftelse Regatta 2021
  6. Evt. 

Ad.1.: Referat af sidste møde godkendt. 

Ad.2.: Alt i alt forløb afviklingen af festivalen fint og der blev taget godt imod bredden. Vi satte omsætningsrekord og sikkert også besøgsrekord og de nye tiltag med Jazzland og andet repertoire på Bindslevs Plads var en succes og noget vi vil arbejde videre med frem mod næste festival. Vi står overfor at evaluere festivalen med bosserne og indsamler fakta blandt alle de frivillige gennem tilsendte skemaer. Produktionen skal retænkes, samt antal af madboder og deres placering.

Ad.3.: Vi arbejder på at lukke festival-regnskabet, for at kunne have et regnskab ultimo september. Der påkræves yderligere struktur på det økonomiske overblik. Bestyrelsen påtaler alvorlig-  og vigtigheden af, at vi hurtigst muligt får et økonomisk overblik, så vi således kan se frem mod næste års festival. Der indkaldes til nyt bestyrelsesmøde med økonomifokus d. 24/9 kl 17:30. Der sendes materiale ud senest d. 20/9

Ad.4.: Emner til drøftelse: - Riverboat 2020 – kunstnerisk sigte, økonomiske - og organisatoriske betragtninger:

Vi vil arbejde med at gøre de nye tiltag fra 2019 endnu stærkere forankret i festivalens DNA og sætte yderligere gang i den bevægelse som festivalen er midt i. Grundet usikkerheden i økonomien er der ikke på nærværende møde gjort nogle konklusioner omkring hvad det er vi konkret går videre med. Men her er nogle af de af de elementer, vi ønsker at styrke i 2020: Jazzland – vi skal arbejde med lokation – bedst vil det nok være at flytte ind i museumshaven og lave området større. Også programmæssigt skal vi have mere på plakaten. Vi vil også afsøge mulighederne for at lave et større samarbejde med kommunen, Den Kreative Skole og andre aktører. Bindslevs Plads – Vi skal fortsat arbejde på at lukke området, så vi kan være på pladsen i det format vi ønsker. Vi har haft evaluering med kommunen. Alternativt skal vi ikke være på pladsen. Men den del af programmet, som er mere soulet og funky vil vi gerne arbejde mere med – for publikum er klar – så det skal være en del af festivalen og den bevægelse den er inde i – så vi må finde en ny central lokation.

Vi leger med tanken om at præsentere et verdensnavn i Jysk Musikteater. Vi forestiller os, at vi skal have en sponsor tilknyttet denne koncert, så den ikke er en del af det øvrige musikbudget.

Generel opstramning – Generelt er der flere dele af festivalen vi skal arbejde med at få strammet op. Vi skal re-tænke produktionsdelen og vores antal og udvalg af madboder.

Ad.5.: Emner til drøftelse: - Regatta 2021 – status og proces herfra:Vi er i gang med at nedsætte en bestyrelse samt tegne de første strategiske organisatoriske streger. Næste stop er møde med DGI og herefter Silkeborg Kommune.