Bestyrelsesmøde onsdag den 7. februar 2023

Til stede:          
Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene

Dagsorden:     

1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Prioritering (Skal, kan, drop)
5. Nye tiltag
6. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Referat fra sidste gang blev underskrevet.

Ad 2 – Økonomi

Kort gennemgang af økonomien. Vi har godt fat og følger budgettet.

Vi har budgetmøde med Silkeborg Kommune mandag den 13. februar.

SK har udbetalt det lovede driftstilskud, men med et forbehold at det ikke kan anvendes til at betale udestående fra sidste festival.

SK har udbetalt vores ”Regattapenge” – med samme klausul som ovenfor.

De 3 leverandører vi skylder penge, er informeret og indforstået med at det tager længere tid at betale det sidste.

Irene arbejder videre med at finpudse festivalbudgetterne.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sejladser
Der er pt reserveret 20 både. Vi mangler fortsat at lave de endelig aftaler, men det ser fornuftigt ud.

Sponsorgruppen               
Sponsoraterne tegnes løbende, men det går langsomt og det kræver en del besøg. Der er statusmøde i gruppen 1. marts. 

Musikgruppen                   
Programmet er stort set lagt. Vi skal dog lidt længere frem før der kan underskrives kontrakter.

Produktionsgruppen       
Produktionsgruppen lægger an til at flytte lageret. De afholdte pladsmøder har givet lidt justeringer til tegningsmaterialet. Der er planlagt møde med kommunen om pladsindretninger.

Økonomi                               
Økonomigruppen har bogført op, så vi nu er ajour igen.

IT                                             
IT gruppen har haft ret meget at se til. Etablering af Sharepoint, fælles mailadresser, installation af antivirus osv har taget tid. Det er tiden værd set fra vores side.

PR                                            
Der er fuld gang i både de sociale medier, udarbejdelse af invitationer mm. Der er valgt plakat.

Riverside                              
På hold indtil vi kommer tættere på festivalen.

Frivillige                                 
På hold indtil vi kommer tættere på festivalen. Vi overvejer vores hjælpersystem.

Klub Riverboat                   
Alle medlemmer bliver oprettet i ”min forening” og opdelt i medlem af Riverboat og Klub Riverboat. Der arbejdes fortsat på nyt indhold til Klub Riverboat.

Støtteaktiviteter               
Ligger lidt stille. Der er mange andre aktiviteter i gang – men projektet er ikke opgivet.  

Kommunikation                         
Vi fastholder at udsende nyhedsbrev til alle arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne melder input ind 1 gang om måneden. Nyhedsbrev til øvrige der har tilmeldt sig udsendes hver anden måned.

Ad 4 - Prioritering

På dette møde blev sponsorarbejdet og salg af sejladser prioriteret. Næste gang ligger fokus på musikprogrammet, PR og forventningsafstemning i forhold til uddelegerede opgaver.

Ad 5 – Nye tiltag

Vi skal ikke have sat mere i gang lige nu

Ad 5 Evt

Kort diskussion af det arbejdspres der ligger pt og realismen i projektet. Vi skal have afsluttet de opgaver der hænger fra efteråret så vi kan kaste energien over den kommende festival.

Næste bestyrelsesmøde er 2. marts 2023

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel