Bestyrelsesmøde onsdag den 11. januar 2023

Til stede:           Steffen, Eskil, Jeppe, Per og Irene

Dagsorden:     

1. Underskrifter
2. Økonomi
3. Status arbejdsgrupper
4. Nye tiltag
5. Evt

Ad 1 – Underskrifter

Ledelseserklæring til regnskabet blev underskrevet

Ad 2 – Økonomi

Budgetopfølgning opdeles i 3 sektioner:

Drift – drift af sekretariatet incl lager

Arrangementer – udenfor festivalen

Festivalen

Vi gennemgik Q4. Der dukker fortsat poster op, som skal undersøges.

SK har endnu ikke udbetalt det lovede driftstilskud. Både Steffen og Irene rykker for delt betaling men også en forklaring. Vi havde en klar aftale om at i stedet for et forskud ville SK betale 1. bankdag i 2023.

Irene forsøger at udarbejde et ”sidste år” for primært musik og produktion, som skal danne grundlag for budget 2023.

Ad 3 – Status arbejdsgrupper

Sejladser                               Gruppen har været samlet og lavet en bruttoliste over virksomheder, der kan kontaktes. Vi har holdt møde med 2 potentielle virksomheder

Sponsorgruppen                Sponsorgruppen mødes efter GF og planlægger deres aktiviteter. Gruppen er udvidet og består nu af 12 personer. 

Musikgruppen                    Musikgruppen mødes mandag for at lægge endnu en hånd på program og budget.

Produktionsgruppen        Produktionsgruppen har været samlet om at udarbejde nyt udkast til tegningsmateriale. Der indkaldes til pladsmøder i løbet af januar/februar.

Økonomi                                Økonomigruppen går i gang i næste uge. Kontoplan bliver tilrettet så den understøtter budgetopfølgningen. Herefter er der budgetopfølgning til hvert fremtidigt bestyrelsesmøde

IT                                              IT gruppen opsætter fælles mailadresser og filstruktur til alle arbejdsgrupper.

PR                                             Gruppen kommer til at mødes jævnligt over de næste par uger.

Riverside                               På hold indtil vi kommer tættere på festivalen

Frivillige                                  På hold indtil vi kommer tættere på festivalen

Klub Riverboat                    Gruppen arbejder på nyt indhold til medlemmerne

Støtteaktiviteter                Opgaverne blev fordelt mellem styregruppens medlemmer før jul. Status er udsat pga andre aktiviteter.  

Øvrigt                                      Vi har udarbejdet en arrangementskalender, som vi kommer vi kommer til at dele med alle arbejdsgrupper.

Herudover vil vi i løbet af januar begynde at pakke sammen på vore alger med henblik på at flytte i løbet af marts 2023.

Kommunikation                          Vi fastholder at udsende nyhedsbrev til alle arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne melder input ind 1 gang om måneden.

Vi inviterer alle i arbejdsgrupperne til fælles møde – sandsynligvis i marts 2023.

Vi inviterer sponsorer til statusmøde i løbet af foråret.

Vi inviterer sponsorer og arbejdsgrupper til vinsmagning og plakatafsløring 7. februar 2023.

Ad 4 Evt

Irene gennemgik kort listen over opgaver og udgifter den næste måned + 1.

Næste bestyrelsesmøde er 7. februar 2023

Steffen Juul Hansen                                               Eskil Fjord Pedersen                                              Jeppe Juul Hansen

Per Thorsted                                                             Irene Ryssel