Referat

for ordinære generalforsamling i Riverboat Jazz Festival, torsdag den 1. december 2022, kl. 19:00 i Medborgerhuset Bindslevs Plads 5, Silkeborg.

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab
4. Fastlæggelse af kontingent
5. Behandling af indkomne forslag
6. Ideer til Riverboat Jazz Festivals gennemførelse og foreningens virke i øvrigt
7. Valg af bestyrelse
8. Valg af suppleanter
9. Valg af statsautoriseret/registeret revisor for 1 år
10. Eventuelt

Ad 1

Som dirigent valgtes Gunhild Black, der konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig, samt at der var fremmødt 47 stemmeberettigede medlemmer

Ad 2

Formand Steffen Juul indledte med at sige, at beretningen primært ville handle om den periode den nyvalgte bestyrelse har haft ansvaret for – altså 6. oktober og frem til i dag. Irene Ryssel præsenterede derefter en mere detaljeret status på rigets tilstand.

Det var med en vis bekymring den nye bestyrelse trådte til og bekymringen har desværre vist sig at være begrundet.

Vi har en aftale internt i organisationen at vi holder en ordentlig tone i debatten. Når det er sagt, så er vi også bevidste om at vi kommer til at fremlægge noget, der kan give anledning til frustrationer. Vi har været træge i kommunikationen og har ofte sagt ”ingen kommentarer”. Det skyldes at vi kun udelukkende ønsker at udtale os om det vi kan dokumentere og det har taget tid at få styr på dokumentationen. I aften lægger vi det frem vi har og vi stiller op og svarer så godt vi kan på de spørgsmål der måtte være. Der vil være rum til at sige det der skal siges og spørge om det der skal spørges om. Hvis vi skal videre – og det skal vi – så skal vi have ”luftet ud”, så det gør vi sammen i aften og herefter forsøger vi at trække en streg og kikke fremad.

Opgaven som ny bestyrelse ændrede sig hurtigt til at blive en afdækning af, hvordan kunne det gå så galt. Bestyrelsen har søgt ekstern sparring hos advokat Henrik Lyhne, Stat. Aut. Revisor Klaus Grønbæk og bestyrelsesformand Eskild Lyngholm. Derudover har erfarne folk i eget netværk også fungeret som sparringspartnere efter behov.

Snitfladen til Regatta Silkeborg:

Af ansøgningen til Silkeborg Kommune om afholdelse af Regattaen, fremgår det at en evt. deltage i Regattaen kræver generalforsamlingens godkendelse da Riverboats vedtægter ikke giver mulighed for at deltage. Generalforsamlingen – som er denne forenings øverste myndighed - er aldrig blevet spurgt. Riverboats øvrige bagland har ydet modstand og ytret sig kritisk hele vejen - før ansøgningen blev indsendt, før kommunen udpegede DGI/Riverboat som arrangør og efter kommunen udpegede DGI/Riverboat som arrangør. Generalforsamlingen har stillet kritiske spørgsmål alle år – fra 2018 og frem til den ekstraordinære generalforsamling i oktober i år - og har alle år har svaret været at Riverboat ikke er medarrangør af Regattaen. Der er vandtætte skotter. Af Regatta Silkeborgs stiftelsesdokument dateret og underskrevet 29. november 2019 fremgår at det er bestyrelsen i Regatta Silkeborg der er stiftere af foreningen – og altså hverken Riverboat eller DGI.

Der er i Riverboat en mellemregning med Regattaen på 106.000 kr. Den administrationsaftale, der deler huslejen mellem Riverboat og Regattaen, er aldrig effektueret. Mellemregningen er ikke anmeldt som krav til konkursboet primo oktober.

Der er ydet et lån på 125.000 kr. fra Riverboat (Støtteforeningen) til Regattaen i maj måned 2022. Lånet er tilbagebetalt til Riverboat (Musikforeningen) fra Regattaen 22. august 2022 – 2 dage efter Regattafestivalen sluttede. Lånet er blevet omstødt jf konkurslovens $74 og skal derfor tilbagebetales til konkursboet.

Der er i fra Riverboats konto betalt udlæg der vedrører Regattaen

Riverboat arbejder som mange andre foreninger som frivillig for Regatta Silkeborg og har i den forbindelse 104 tkr. til gode. Kravet er indsendt til Regatta puljen oprettet af Silkeborg kommune.

De barvagter som Riverboats frivillige tog, er ikke gjort op. Vi kan umiddelbart ikke lave en indberetning på det.

Vandtæt kan konstellationen ikke kaldes.

Riverboats økonomi:

Vi møder et bogholderi hvor bogføringen ikke er opdateret. Vi kan slå fast at der ikke har været praktiseret god bogføringsskik.

Vi har ubetalte regninger – også regninger der ikke er bogført – samt en del ældre tilgodehavender. Vi må konstatere at foreningen ikke har holdt sine aftaler og i øvrigt har flere kartoteker der kræver en opdatering.

Vi undersøger sammen med kommunen muligheden for der kan udbetales en del af næste års tilskud på forhånd. Det er en forudsætning, at vi har styr på vores budget og vores betalingsplaner – altså at vi finder en regulær besparelse eller anden indtægtskilde, der gør at det kun bliver en periodeforskydning. Med kommunens driftstilskud i ryggen har vi fundet de penge vi skal bruge til at betale det vi skylder og sikre den fremtidige drift.

Foreningen har desværre indtægtsført sponsorindtægter i 2021 som var øremærket til 2022. Det betyder at festivalen 2022 skydes i gang med en for lav start finansiering.

Vi har fundet – og rettet op på – flere sager, hvor foreningen trods gentagne rykkere ikke har indsendt den nødvendige dokumentation i forbindelse med bl.a. Corona-støtteordninger.

Økonomien viser sig desværre at være så presset at bestyrelsen ser sig nødsaget til at opsige festivallederen. I den forbindelse opstår der tvivl om kontraktsgrundlaget, hvad angår datering, underskrift og indhold. Vi vil på sigt igen have et bemandet sekretariat, men vi skal først have fuldstændig styr på foreningens budget, likviditet og sekretariatsopgaver.

Den korte opsummering er at Riverboat hverken er medstifter eller medarrangør af Regattaen. Der er ikke afregnet mellemregning og der har langt fra været vandtætte skotter mellem foreningerne.

Likviditeten i Riverboat går i 0 ultimo 2022 / primo 2023 og vi er derfor – lidt senere end forventet – klar til at planlægge festival for 2023.

Vi kan konstatere at uden det netværk, som også var mødt talstærkt op til generalforsamlingen, uden den goodwill, som også andre før os har været med til at opbygge gennem mange år og uden den tillid, som vi stadig nyder godt af selvom den klar har fået skrammer - så var Riverboat ikke kommet helskindet igennem de sidste uger.

Vi havde et hav af ambitioner sidst vi stod her – om alt det vi skulle i gang med, sammen med græsrødderne. Både planer og ambitioner lever og dem tager vi fat på nu.

Ad 3

Revisor kan ikke fremlægge et regnskab, da revisionen er endnu ikke afsluttet. Klaus Grønbæk præsenterer 3 kritiske forhold omkring regnskabet

1. manglende indberetning af musiker honorar
2. der er disponeret i strid med foreningens formål
3. manglende overholdelse af bogføringsloven

Bestyrelsen har modtaget et foreløbigt udkast og kunne præsentere et par hovedtal

Vi ser ind i et samlet underskud for begge foreninger på ca. 1 mill kr. for regnskabsåret 2021/2022. Heraf vedrører 335 tkr tab på Regattaen. Der er ingen forventning om dividende fra konkursboet.

Vi ser ind i at skulle håndtere vores økonomifunktion, herunder funktionsadskillelse og interne kontroller, helt anderledes end tilfældet har været de seneste år. De nødvendige procedurer er implementeret.

Vi har sammen med revisor gennemgået budgetudkast og likviditetsstyring og er af den klare opfattelse at vi kan etablere den nødvendige likviditet til at fortsætte. 

Der vil blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling med henblik for fremlæggelse og godkendelse af regnskab 2021/2022

Der blev stillet en del opklarende spørgsmål fra salen som bestyrelsen med hjælp fra Henrik Lyhne og Klaus Grønbæk besvarede.

Ad 4

Bestyrelsen foreslår at kontingentet fastsættes til 100 kr. Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

Ad 5

Der er indsendt 3 forslag som skal fremlægges for generalforsamlingen til afstemning.

1. Vedtægtsændring. Vi vælger ingen suppleanter. Bestyrelsen bliver herefter selvsupplerende. En eventuel udskiftning vil blive fremlagt til godkendelse på en kommende generalforsamling. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Konsekvensen er at $6, første afsnit udgår ” Derudover vælges 2 suppleanter til bestyrelsen for en 1 årig periode”.
2. Vedtægtsændring. Vi skifter navnet på foreningen, så foreningen fremover hedder Riverboat Jazz Festival. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Konsekvensen er at $1 ændres til ”Foreningens navn er Riverboat Jazz Festival”.
3. Bestyrelsen ønsker generalforsamlingens godkendelse til følgende: Et mandat til at afdække om der er grundlag for at rejse et søgsmål mod den tidligere ledelse for det ulovlige lån på 125.000 kr. der er givet til Regatta Silkeborg. Godkendelsen blev givet enstemmigt.

Ad 6

Musikgruppen v/ Steffen Juul præsenterede sit oplæg til hvordan musikgruppen vil arbejde med musikprogrammet for 2023. Vi holder fast i kvaliteten af den jazzmusik vi præsenterer, men skærer ikke-overskudsgivende aktiviteter væk. Der udarbejdes som vanligt et budget og for 2023 forventes budgettet at blive reduceret en smule.

Sponsorgruppen v/Jeppe Juul præsenterede tankerne om øget aktivitet rettet mod både nuværende nye mulige sponsorer. Det er vigtigt at skabe en balance i sponsoraterne så både sponsor og Riverboat får værdi af sponsoratet. Det bliver en stor opgave at hente de nødvendige sponsorater, men med den massive opbakning der er blandt de nuværende sponsorer og samarbejdspartnere så er gruppen klar til at kaste sig ud i opgaven.

Produktionen v/ Per Thorsted måtte ærgre sig over at den besparelse på 90.000 kr. som gruppen havde opnået i 2022 ved øget frivilligt arbejde, ikke umiddelbart kunne ses i regnskabet. Gruppen tæller nu en bred vifte af håndværkerfagene og alle melder klar til at kaste sig ud i opgaven. Vi skal i løbet af foråret 2023 flytte lagerlokation, og det presser faktuelt foreningens økonomi, men vi har ingen alternativer. Vi har fundet en ny lokation og begynder i løbet af den næste måned at pakke sammen. Produktionen vil ligeledes som vanligt udarbejde et budget som også vil blive en smule reduceret.

Administrationen v/ Irene Ryssel kunne fortælle at stort set alle arbejdsgrupper var i fuld gang med at planlægge festivalen 2023. Alle arbejdsgrupper kommer til at lægge budget – og overholde budgettet! Rigtig mange har allerede meldt sig til at hjælpe med de administrative opgaver. Økonomifunktionen er igen bemandet af interne kræfter og der er som tidligere nævnt etableret funktionsadskillelse og interne kontroller.

Der kom flere gode forslag fra salen – både i forhold til støtteaktiviteter forud for festivalen 2023 og for selve festivalen 2023. Bestyrelsen samler alle forslag på en liste og vil ud fra den igangsætte aktiviteter.

Ad 7

Bestyrelsen ønskede generalforsamlingens accept til at fortsætte som samlet gruppe frem til ordinær generalforsamling 2023. Der blev givet enstemmig accept.

Ad 8

Bestyrelsen foreslog Stats.aut Revisor Klaus Grønbæk fra BDO som revisor. Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

Ad 9

Der blev talt om løst og fast mellem de fremmødte.

Der blev brugt tid på at diskutere vigtigheden af at fortælle Riverboats historie positivt – men ærligt. Det er en mere end 50 årig kulturtradition vi har med at gøre.

Der blev talt om vigtigheden af at sprede budskabet – at der bliver afholdt Riverboat i 2023.

Der blev sagt tak til den nye bestyrelse for at lægge så mange dedikerede kræfter i at genskabe Riverboat. Bestyrelsen sendte takken videre til det bagland og de sponsorer og leverandører der bakker så talstærkt op om foreningen. Vi løfter os ud af udfordringerne sammen og glæder os sammen til en fantastisk jazzfest til sommer.

Dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede generalforsamlingen

Gunhild Black, dirigent